Как организовать успешную деловую встречу в офисе

Harvard Business Review

Согласно Harvard Business Review, бизнес-лидеры проводят до 50% своего времени на деловых встречах.

С другой стороны, до 90% участников таких встреч признают, что во время встреч они занимаются чем-то другим, а 73% ведут бизнес на своих же деловых встречах.

как организовать успешную деловую встречу в офисе

Что делать, чтобы офисные встречи не тратили время и деньги компании?

Мы представляем 5 вещей, о которых нужно позаботиться, чтобы встреча с клиентом в офисе принесла компании максимальную пользу.

Успешная деловая встреча

Успешная деловая встреча в офисе не только дает вам возможность найти новых клиентов или развить сотрудничество с подрядчиками, но также помогает улучшить имидж компании и даже снизить риск потенциальных финансовых потерь.

Как правило, на встречах с клиентами обсуждаются многие важные вопросы, такие как:

  1. цель сотрудничества,
  2. его отдельные этапы,
  3. предположения,
  4. сроки выполнения задач,
  5. а также метод и объем финансирования проекта.

Что стоит имидж компании?

Даже лучшая пресса и сообщение о достижениях компании не помогут, если сами сотрудники не захотят рекомендовать вашу компанию.

  • Мнение на форуме,
  • комментарий к группе в Facebook или напрямую

— слово другу из отрасли может привести к тому, что вы не будете завоевывать клиентов и не найдете новых сотрудников.

Как позаботиться о хорошем имидже компании в компании?

А. Сообщите о том, что происходит в компании

Общение с сотрудниками является ключом. Ситуация, в которой сотрудники являются последними, кто узнает о проблемах компании, которые их волнуют, недопустима.

Все важные решения должны быть сообщены, например, по электронной почте или на совместных заседаниях.

Б. Разрешить развитие сотрудников в компании

Внутреннее обучение, поддерживающее сотрудников, которые хотят участвовать в лекциях и мероприятиях, является повседневной реальностью на предприятиях с хорошо функционирующим отделом кадров.

Закрытие только по вашим текущим обязанностям не позволяет сотрудникам развиваться, что будет означать, что вас скоро могут уволить с работы.

В. Не пренебрегайте основными потребностями: доступ к воде, кофемашине в компании

Позитивный имидж внутри компании также увеличивает ее спрос.

  • Дозатор воды,
  • кофемашина
  • или наличие свежих фруктов,

положительно влияют на восприятие сотрудниками компании.

Почему?

Это ведь вещественные доказательства того, что работодатели заботятся о комфорте и здоровье своих сотрудников.

Помимо контактов с прессой и отправки информации о жизни компании, также стоит открыться более широкой группе читателей.

Как организовать успешную деловую встречу в офисе

День открытых дверей

Вы можете решить организовать дни открытых дверей или принять участие в ярмарках, во время которых будущие подрядчики познакомятся с вашей компанией и ее предложением.

Обмен знаниями

Еще одна интересная идея — обмен знаниями, например, в рамках семинаров.

В зависимости от профиля вашей компании, вы можете научить своих сотрудников, например, методам ведения переговоров, рассказать о процессах продаж или производственных процессах.

Итак, чтобы деловая встреча принесла как можно больше преимуществ, вам необходимо обеспечить ее профессиональную организацию.

  1. Менеджеры,
  2. директора компаний
  3. и руководители собраний

должны заниматься как существенными, так и техническими вопросами.

Перед деловой встречей в офисе — основная подготовка

Перед встречей лидер должен определить тему и характер встречи. Один или с помощью своих коллег он должен подготовить повестку дня, то есть план мероприятия.

Повестка дня будет полезна как организатору встречи, так и участникам. Они смогут раньше ознакомиться с тематической областью встречи и соответствующим образом подготовиться к ней.

Руководитель встречи также обязан обеспечить наилучшую предметную подготовку. Благодаря этому он сможет отвечать на вопросы клиентов по существу, убеждать их в их причинах, а также интересоваться этой темой.

Организатор встречи также может использовать:

  1. • мультимедийные презентации
  2. • короткое видео или графику

и другие элементы, которые разнообразят встречу. Благодаря им клиенты будут лучше ориентироваться на встречи.

До деловой встречи в офисе — организация

Перед встречей вы также должны убедиться, что офис готов принять заинтересованные стороны. Итак, давайте проверим, если:

• В компании есть подходящая комната, которая в день встречи будет свободна, убрана и отделена от остальной части офиса.

Если в зале конференций есть стеклянные стены, их хорошо бы прикрыть. Таким образом, ничто снаружи не будет отвлекать участников встречи;

• клиенты будут хорошо обеспечены — необходимо учитывать не только необходимое количество стульев, но и доступ к холодным напиткам, закускам или горячим блюдам (если встреча продлится не менее нескольких часов).

Также стоит убедиться, что кофемашина работает эффективно и чиста. Также хорошо бы проверить, есть ли в компании чашки для клиентов. Даже самые вкусные кофе в разложенных или поврежденных чашках могут быть плохо восприняты некоторыми подрядчиками.

Если презентация будет отображаться на собрании, необходимо организовать проектор и компьютер.

Чтобы не продлевать начало встречи, стоит заранее проверить, правильно ли работает оборудование и есть ли в комнате все необходимые кабели и доступ к интернету.

Приглашение на деловую встречу — как это должно выглядеть?

После подготовки деталей встречи, представитель компании или руководитель мероприятия должен пригласить участников.

Это можно сделать по электронной почте или по телефону (реже по почте).

Самое главное, чтобы приглашение дошло до получателей как минимум за неделю или две до собрания, чтобы все учитывали это собрание в своем календаре и расписании.

Чтобы клиенты правильно подготовились к встрече, приглашение должно включать:

  1. • время и место проведения мероприятия,
  2. • тема встречи и презентация лидера, который ведет встречу,
  3. • краткая повестка дня.

Письмо-приглашение должно также включать RSVP, или запрос на подтверждение прибытия в определенный день — по телефону или по электронной почте.

Во время деловой встречи — как справляться с трудными ситуациями?

Даже самая лучшая профессиональная и техническая подготовка не гарантирует, что во время встречи все прошло гладко, и клиенты, придя на встречу, будут удовлетворены.

Так что стоит, прежде чем анализировать все случайные события, которые могут произойти.

• Аппаратный сбой

Если такая ситуация случается в первый раз, вы можете пригласить участников на короткий перерыв.

Когда лидер или техника решит проблему или найдёт альтернативные решения, клиенты могут насладиться чашечкой ароматного кофе или освежающей воды раздатчика родниковой воды .

Внимание!

Технический перерыв должен быть коротким и не может повторяться несколько раз за одну встречу — из уважения к времени, отведенному клиентами.

• Отсутствие интереса у участников встречи

Если руководитель замечает, что клиенты не заинтересованы во встрече, стоит подумать, действительно ли обсуждаемая тема представлена интересным образом. Также возможно, что что-то извне отвлекает внимание покупателей.

Если, несмотря на усилия лидера, участники делают что-то иное, чем прослушивание презентации, было бы хорошо предложить перерыв для решения других вопросов.

Однако это не может длиться слишком долго.

• Публичная критика встречи

Может случиться, что во время встречи клиенты будут открыто выражать свое недовольство и даже начнут спорить с лидером. В этой ситуации роль организатора встречи заключается не в том, чтобы кричать собеседнику, а в том, чтобы попытаться найти компромисс.

Самая большая ошибка, которую может сделать лидер в этой ситуации, — это убежденность в своей непогрешимости и непонимание другой стороны.

После деловой встречи — как оставить хорошее впечатление?

После каждой деловой встречи спикер должен поблагодарить за активное участие и собрать мнения присутствующих.

Также стоит обязаться предоставить участникам краткое изложение встречу вместе с наиболее важными материалами в течение максимум двух или трех дней.

Таким образом, клиенты смогут отслеживать всю полученную информацию, организовывать ее заново, готовить любые вопросы и обращаться к теме на последующих встречах.