Что такое виртуальный офис? Дизайн офиса фото

Сегодня персональный компьютер является необходимым инструментом в большинстве коммерческих организаций. При этом он зачастую не отвечает современным требованиям к масштабируемости, управляемости и вызывает сложности, связанные с техническим обслуживанием и единой политикой информационной безопасности.

В результате такая инфраструктура становится «узким» местом всей корпоративной информационной системы организации. К основным сложностям использования персональных компьютеров можно также отнести постоянно растущие расходы на их эксплуатацию:

  1. ремонт/upgrade,
  2. управление,
  3. установку обновлений ПО,
  4. резервное копирование,
  5. техническую поддержку.

Что такое виртуальный офис

Расходы на оплату обслуживающего персонала

При этом основную часть этих затрат составляют расходы на оплату обслуживающего персонала. Как правило эти расходы в разы превышают затраты на приобретение оборудования, программного обеспечения и расходных материалов.

Тем самым, появляется необходимость совершенствования технологической базы и снижения расходов на эксплуатацию компьютерного парка. 

Технологии построения виртуальных офисов

В настоящее время в мире все большую популярность получают технологии построения «виртуальных офисов».

За счет перемещения на внешнюю технологическую площадку серверов организация может экономить на расходах на оборудование, администрирование и электроэнергию, а за счет аренды используемого ПО — существенно снизить затраты в этой области.

Серверное оборудование

Для развертывания такого офиса вам не нужно собственное серверное оборудование, программное обеспечение, системные администраторы. Все, что вам нужно — это обыкновенные персональные компьютеры и доступ к сети Интернет. 

Что такое виртуальный офис

Что же такое виртуальный офис? 

Это свобода перемещения, ведь для работы в виртуальном офисе необходим лишь компьютер и доступ в Интернет.

Если у вашей компании есть филиалы, склады, сотрудники, находящиеся в офисах, расположенных слишком далеко друг от друга, но при этом им постоянно нужен доступ к корпоративной информации, то виртуальный офис легко решит все проблемы их взаимодействия. 

Экономия денежных средств

Это реальная экономия Ваших денежных средств:

  • на приобретении лицензионного ПО (все предоставляемое в аренду ПО абсолютно легально, при этом вам не надо тратить единовременно кругленькую сумму);
  • на затратах на приобретение компьютеров (в качестве терминального клиента вы можете использовать любые имеющиеся у вас старые ПК) и серверов (они вообще не нужны);
  • на аренде офиса (ваши сотрудники могут работать из дома или из любого места, где есть доступ в Интернет);
  • на технической поддержке (администрирование и обслуживание виртуального офиса осуществляется специалистами);
  • на построении распределенной сетевой инфраструктуры (вам не нужно связывать удаленные офисы в единую сеть, достаточно обеспечить в них подключение к Интернет). 

Программное обеспечение

Это гибкость в использовании программного обеспечения. , так как аренда ПО оплачивается на ежемесячной основе, вы можете попробовать новое ПО в работе, а если оно не оправдает ваши ожидания — просто от него отказаться.

При этом вам не нужно тратить средства на закупку лицензионного ПО и нет необходимости нарушать закон, если вы решили его не покупать. 

Количество пользователей

Это же правило справедливо в отношении количества пользователей: вы всегда платите за фактическое количество пользователей (у вас нет затрат на лицензирование дополнительных рабочих мест и нет простаивающих лицензированных рабочих мест).

дизайн красивых офисов

ИТ проблемы

Кроме того, виртуальный офис позволяет решить целый ряд типовых ИТ-проблем.

Защита электронной почты от вирусов и спама

Защита электронной почты от вирусов и спама — при классической ИТ-инфраструктуре вам потребуется сервер, выполняющий данные функции, который будет требовать регулярного обновления баз, корректировки настроек и постоянного внимания администратора.

В виртуальном офисе всю работу по борьбе с вирусами и спамом берут на себя специалисты — вы тратите свои усилия только на чтение входящей корреспонденции. 

Безопасное и надежное хранение документов

Безопасное и надежное хранение документов — все проблемы по обеспечению защиты, отказоустойчивости и резервному копированию данных .

Все серверы оснащены проверенными, надежными дисками, для хранения данных используются различные технологии отказоустойчивости, а резервное копирование на удаленные серверы позволяет не бояться за потерю данных в случае отказов оборудования. 

дизайн красивых офисов

Обновление серверного и клиентского ПО

Обновление серверного и клиентского ПО в виртуальном офисе происходит регулярно и централизовано, исключены ситуации, когда у сотрудников могут быть компьютеры с устаревшими антивирусными базами или офисным ПО. И снова вам не нужно об этом беспокоиться или платить за эту услугу. 

Переход на новые версии ПО

Переход на новые версии ПО — ваш виртуальный офис может быть переведен на новую версию серверного или офисного ПО как только вы этого пожелаете. Вам не нужно тратить время на тестирование перехода, проверку совместимости ПО, копирование данных — все это будет сделано специалистами в нерабочее для вас время.

Кроме того вам не придется тратить средства на приобретение лицензий на новые версии ПО — в большинстве случаев вы даже не увидите изменения в цене арендуемого ПО.